Allkirjagrupi kasutamine

Allkirjagrupp on on abivahend olukorraks, mil sama isikute grupp soovib korduvalt digidokumente allkirjastada.

 

Mistahes digitaalselt allkirjastatavale dokumendile saate 1DOX keskkonnas mõne klikiga lisada oodatavate allkirjadena kõik allkirjagrupis olevad isikud. See võimaldab mugavat ülevaadet allkirjastamisprotsessist. Teate täpselt, kes on dokumendi allkirjastanud ja kes veel ei ole.

 

Allkirjagruppide kasutamine annab olulist efekti eelkõige siis kui oodatavaid allkirju on palju. Siiski, ka mõne isikuga allkirjagrupi moodustamine võib olla otstarbekas kui sama grupp peab tihti ühiselt dokumente allkirjastama.

Allkirjagrupi loomine

NB! Allkirjagrupi loomiseks peate ennast olema oma kontole sisse loginud või olema tuvastatud PIN1/PIN2 kaudu.

 

Allkirjagrupi saab luua kas dokumendi vaatest valides Allkirjad + / Allkirjagrupid / Lisa uus allkirjagrupp.

 

Kui olete andnud allkirjagrupile nime, näiteks “Turu tn. 15B korteriühistu liikmed” ja vajadusel lisanud selgituse/kommentaari, siis luuakse allkirjagrupp, mille liikmeteks saavad automaatselt isikud, kes on juba antud dokumendi allkirjastanud või kes on lisatud oodatavate allkirjade loetellu.

 

Edasi saab allkirjagrupi looja/admin oma konto allkirjagruppide vaates antud gruppi mugavalt lisada uusi liikmeid. Kui uus isik on juba 1DOX DigiDoc süsteemis olemas, siis saate ta kohe lisada. Kui soovitud isikut süsteemis pole, saate talle mugavalt saata lingiga kutse allkirjagrupiga liitumiseks. Kutse saab ka saata anonüümselt – s.t. iga lingi saaja võib ennast lisada allkirjagrupi liikmeks.

Kutse saaja peab ennast PIN1-ga tuvastama, misjärel ta saabki allkirjagrupi liikmeks.

Allkirjagrupist lahkumine.

Igal allkirjagrupi liikmel on õigus ennast grupist eemaldada, kustutades oma nime antud allkirjagrupi liikmete nimekirjast.

 

Ainult allkirjagrupi admin/omanik saab eemaldada allkirjagrupist ka kõiki teisi liikmeid.

Allkirjagrupi loomine juba allkirjastatud dokumendi baasil.

Kui teil on näiteks juba allkirjastatud korteriühistu dokument 30-ne allkirjaga, siis saate mugavalt selle baasil luua allkirjagrupi laadides selle dokumendi oma 1DOX DigiDoc süsteemi ning seejärel jälgides eelpool kirjeldatud allkirjagrupi loomise juhiseid.

Allkirjagrupi privaatsus

Allkirjagrupp on ligipääsetav ainult allkirjagrupi liikmetele. Teie loodud allkirjagrupi olemasolust teised süsteemi kasutajad teavet ei oma.

Märkuse väli

Iga allkirjagrupi liikme juures on väli, kuhu on võimalik lisada märkus. Näiteks saab sinna märkida vajadusel allkirjastaja rolli või siis tema nime, kui meiliaadressist ei selgu kellele kutse on saadetud.

 

Märkusevälja saab muuta antud isik ise või allkirjagrupi omanik.

Allkirjagrupi omaniku muutmine

Allkirjagrupi omaniku muutmiseks tuleb antud vaates klikata nupul “Omandiõiguse üleandmine” ning määrata isik, kellele omandiõigus soovitakse üle anda. Kui see on tehtud, saab uus isik kutse võtta vastu talle pakutud omandiõigus. Kui see on tehtud, on omandiõigus vahetatud.

 

Omandiõigust saab üle and vaid isikule kelle nini ja isikukood on 1DOX süsteemis salvestatud.